Monday, Jul 4, 2011كيف تصبح أكثر تنظيمًا؟

هل أنت واحد من الذين يبدون منظّمين من دون القيام بأي مجهود أم أنت من الذين يتكلّمون عن “البدء بتنظيم الأمور” ورغبتهم بأن يكونوا أكثر إنتاجية؟
الأشخاص المنظمون ليسوا بالضرورة منظمين بل إنهم منضبطون. لقد اختاروا طريقًاً- أو أسلوبًا- يريدون عيش حياتهم من خلاله وسيفعلون أي شيء بطريقة منضبطة ليحققوا مبتغاهم.
سأعطيكم مثالاً على ذلك: دور مساعدة المدير أن تساعد مديرها في تنظيم أموره وجعله أكثر إنتاجيةً. وهي تفعل ذلك من خلال الانضباط في التنظيم إضافة إلى التزام التام بالأدوات المناسبة ( كالتذكير بالمواعيد والرزنامة) وأخذ الملاحظات لإثبات تفاصيل الاجتماعات وتوثيقها.
عندما تتمرس هذه المساعِدة باستعمال هذه الأساليب واستخدامها من دون استثناء، ستنجح في تصريف الأعمال بالشكل المطلوب من دون أن تقوم بجهد كبير وهكذا يكون النجاح من نصيبها والمدير معًا بفضل الإدارة المنظّمة.

سيكون من المخجل وغير الضروري لو أمضت وقتها في التفتيش عن وثائق مفقودة، أو أن تبحث عن رسائل إلكترونية ضائعة بين كمية هائلة من الأوراق. غير أن الكثير من الأشخاص يحاولون تخليص أعمالهم بهذه الطريقة ويعانون من عدم التنظيم. هؤلاء الأشخاص غالبًا ما يقولون ” أعرف أنني وضعتها في مكان مهم” ولكنّهم ليسوا قادرين على التذكّر. الوقت الضائع في عملية البحث هذه ولو أخذ خمس دقائق، إن قمنا بضربه
بـ 365 يومًا فسنحصل على رقم مهول! والوقت من ذهب كما يقولون.

قلّة التنظيم قادرة أن تفقدك وظيفتك، أو أن تمنعك من الحصول على ترقية أو حتى من الحفاظ على شريك حياتك، كما ستعلّم أولادك أمورًا خاطئة. يمكن لقلّة التنظيم أن تحدّ من أفكارك- فكيف سيكون بإمكانك أن تنهي عملاً معينًا في حين أن هذا العمل يتطلب منك البحث في أمور متراكمة قبل أن تبدأ حتى. غير أن التنظيم، يسمح بسير الأمور بشكل سلس، وبترتيب الفوضى وتخفيف الضغط اليومي وتحسين إنتاجيتنا. كلما أحببت أن تكون منظّمًا كلما زادت إنتاجيتك.
ستجد في ما يلي بعض النصائح التي ستساعدك في تحسين قدراتك التنظيمية.
• دوِّن الأشياء بشكل منتظم. استعمل مذكرة بدلاً من العديد من الأوراق اللاصقة ليكون لديك مكان واحد للبحث عن المعلومات. يمكنك أن تضع الأوراق اللاصقة داخل هذه المذكّرة. دوّن باختصار مكالماتك الهاتفية. لست مضطرًا لبذل جهود فكرية لتتذكر ما كتبته. اكتب التاريخ.
• ضع مخططًا لنهارك في أوّل دقائق العمل. أكتب الأشياء التي تنوي إنهاؤها وقم بتحديد الأولويات. حاول الالتزام بالخطة التي كتبتها إلا في حال الطوارئ.
• حافظ على ترتيب ملفاتك الالكترونية على شاشة الكمبيوتر. إستعمل البريد الالكتروني الوارد (inbox) للملفات العالقة. عندما تنتهي قم بتوثيق كل الملفات الالكترونية. ينبغي أن تكون ملفاتك منظّمة فقم بترتيبها في نهاية كل يوم. أترك الأشياء التي تستدعي العمل الفوري على قسم من مكتبك فقط.
• قم بتنظيم اللوازم والأدوات على مكتبك. إن كنت لا تستعمل الدبابيس الورقية بشكل دائم فضعها في الدرج مثلاً.
• إستعمل أدوات من الإنترنت. مساعدتي الشخصية تستخدم الرزنامة على outlook لتتذكر الأمور الأساسية ولتضع جداول العمل، وهي لا تنسى شيئًا أبدًا. يمكن للرزنامة أن تكون مرمّزة بالألوان. كما أنها تستخدم جدولاً إلكترونيًا لمتابعة تتطوّر الأعمال.

إن تمكّنت من تطبيق هذه النصائح الخمس في عملك فستقطع شوطًا مهمًا نحو التنظيم والإنتاجية الفضلى.

“خطط لتقدّم عملك بعناية، ساعة بساعة، ونهار بنهار وشهر بشهر. النشاطات المنظّمة والمحافظة على الاندفاع هي نبع قوّتك.” بول ج. ميور